Política Operacional de Prestação de Serviços

Complementa o contrato, os Termos Gerais e o anexo do serviço, organizando canais, prazos, responsabilidades e procedimentos para a execução dos serviços. Em caso de divergência, prevalecem, nesta ordem: condições comerciais individualizadas; anexo do serviço; Termos Gerais; esta Política Operacional.

Solicitações, documentos e aprovações devem ser enviados pelos canais oficiais.

• Portal do cliente / aplicativo é o canal prioritário para documentos e solicitações que exigem rastreabilidade.
• Mensagens enviadas a números pessoais, redes sociais ou colaboradores não designados podem não ser consideradas recebidas.
• A FY Brasil não envia guias avulsas por e-mail separado do portal e aplicativo.
• Mantenha seus contatos atualizados e acompanhe os avisos de publicação e pendência.

Atendimento em dias úteis, no horário comercial informado nos canais oficiais. Prazo padrão de primeira resposta: até 72 horas úteis, salvo prazo menor do plano contratado. O prazo de execução só começa quando a solicitação estiver completa — com todos os documentos, aprovações e acessos necessários. Mensagens repetidas em canais diferentes não reiniciam nem reduzem o prazo.

As informações devem ser verdadeiras, completas, legíveis e organizadas, dentro dos prazos abaixo:

• Documentos financeiros e fiscais mensais: com pelo menos 7 dias úteis de antecedência do prazo de apuração/entrega.
• Eventos variáveis da folha: até a data do calendário mensal, preferencialmente até o último dia do mês de competência.
• Admissões: antes do início das atividades, com 5 dias úteis de antecedência recomendada.
• Férias e desligamentos: com antecedência suficiente para os avisos e eventos legais.
• Acidente de trabalho ou afastamento urgente: comunicação imediata, preferencialmente em até 2 horas.
• Notas de serviços tomados com retenção: em até 72 horas úteis após o recebimento.

O cliente é responsável pelo conteúdo, origem, exatidão e integridade dos documentos e informações fornecidos. A FY Brasil pode apontar inconsistências aparentes, mas não é obrigada a auditar a autenticidade. Quando uma decisão depender do cliente, a execução fica suspensa até a resposta — e isso pode impedir a conclusão do serviço no prazo previsto.

• O cliente deve emitir documento fiscal idôneo e seguir as orientações sobre códigos, retenções e cadastros.
• Nenhum empregado deve iniciar atividades antes da conclusão dos procedimentos admissionais.
• Alterações salariais, horários, benefícios, afastamentos, férias e desligamentos devem ser informados antes de sua implementação.
• Extratos de contas, cartões, aplicações e empréstimos devem ser fornecidos para a escrituração contábil.
• A guarda de documentos originais e o controle de caixa, estoque e tesouraria são responsabilidade do cliente.

O cliente deve disponibilizar certificado digital, procurações eletrônicas e acessos necessários. A FY Brasil utiliza esses acessos exclusivamente para as finalidades contratadas. Certificados e credenciais permanecem sob guarda do respectivo titular, que deve revogar acessos ao término da contratação.

Salvo previsão expressa, não estão incluídos: períodos anteriores; regularização de pendências preexistentes; abertura, alteração ou encerramento de empresa; parcelamentos; recálculos motivados pelo cliente; certidões especiais; fiscalizações; defesas; perícias; audiências; simulações; relatórios personalizados; e serviços jurídicos ou técnicos de outras profissões. Esses casos são tratados como serviços extraordinários, com escopo, prazo e honorários definidos previamente.

No encerramento, o cliente informa os dados do novo responsável contábil. A FY Brasil disponibiliza os documentos e informações de propriedade do cliente, observados os prazos técnicos e legais. Bancos de dados proprietários, métodos de trabalho e sistemas internos da FY Brasil não integram a transferência.

Esta Política pode ser atualizada por razões legais, técnicas ou operacionais. A versão vigente é sempre identificada por número e data. Alterações que afetem materialmente preço, escopo, responsabilidade ou rescisão seguem o procedimento previsto no contrato e nos Termos Gerais.